Interfaces
Tendo em conta a especificação do trabalho a desenvolver e da ferramenta utilizada para a realização do Sistema de Gestão Documental, não foi desenvolvido de raiz qualquer protótipo de interface pois a ferramenta Alfresco apesar de open source disponibiliza os interfaces necessários à implementação do trabalho, de acordo com os objectivos inicialmente propostos.
Para aceder à aplicação basta o Servidor Alfresco estar iniciado no Servidor Virtual (MySql e Servidor de Aplicações – Tomcat).
O acesso ao login Web Client do Alfresco, é feito a partir de qualquer computador da rede ao digitar o seguinte endereço: https://10.0.0.155:8080/alfresco/faces/jsp/login.jsp.
Início de sessão para entrar na ferramenta Alfresco. O login foi personalizado com o logótipo da empresa.
Após entrar na aplicação, existe do lado esquerdo três separadores principais que passarei a descrever:
▪ Espaço Inicial da Empresa – Espaço principal no funcionamento do Alfresco. Contém todo o repositório de dados da Lógica-EM.
▪ Meu Espaço Inicial – Espaço reservado apenas para o colaborador. Pode criar pastas e adicionar documentos sem que estes sejam visíveis aos restantes colaboradores.
▪ Meu Alfresco – Vista onde são apresentadas as tarefas pendentes.
Estes três separadores fazem parte da estrutura criada pelo próprio Alfresco. Na estrutura principal podem ser criadas mais pastas, assim como sub-pastas nas pastas já existentes.
No separador Espaço Inicial da Empresa, existem duas pastas fundamentais: Lógica-EM e Procedimentos. Todos os colaboradores têm acesso a estas duas pastas, no entanto existe diferentes restrições para as sub-pastas.
A pasta Lógica-EM funciona como arquivo para todos os processos resultantes da pasta Procedimentos. Essa pasta Procedimentos contém todos os PGQ´s criados a partir dos fluxogramas. A pasta Lógica-EM disponibiliza ainda pastas com informação variada de interesse aos vários colaboradores da empresa.
A imagem seguinte apresenta todos os Procedimentos de Gestão da Qualidade disponíveis para utilizar de forma electrónica, e que podem ser visualizados pelos vários colaboradores da empresa que tenham interferência directa nos mesmos.
Várias sub-pastas que fazem parte da pasta Lógica-E.M.
De seguida será feita uma descrição de cada sub-pasta assim como as restrições ao nível das permissões:
▪ Aquisições de Bens e Serviços – Arquivo de todos os processos originados pelo PGQ 5. Só o Responsável pelas Aquisições e Administrador Delegado têm acesso à pasta.
▪ Consultas-Propostas-Contratos – Arquivo de todos os processos originados pelo PGQ 3. Apenas tem acesso à pasta o Administrador Delegado e o Responsável Comercial.
▪ Correspondência – Arquivo de toda a correspondência enviada e recebida. Têm permissões de acesso o Administrador Delegado e Apoio Administrativo.
▪ Documentos Partilhados – Pasta utilizada para partilha de documentos entre os vários colaboradores. Pasta disponível para todos os utilizadores.
▪ Documentos SGQ – Todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, como por exemplo: Manual da Qualidade; Procedimentos de Gestão da Qualidade; Procedimentos Técnicos; etc. Pasta disponível a todos os colaboradores.
▪ Informações Internas – Arquivo de todas as Informações Internas originadas pelos vários colaboradores. Apenas têm acesso a todas as informações o Administrador Delegado e Apoio Administrativo.
▪ Modelos – Contêm os 45 modelos de documentos em prática na Lógica-E.M. A permissão sobre os Modelos Internos é feita em cada um dos documentos e não na própria pasta. Assim, todos os colaboradores têm acesso à pasta Modelos mas apenas conseguem visualizar os modelos aos quais têm responsabilidade directa.
▪ Reclamações-Conformidades – Arquivo de todos os processos de Reclamações de Clientes e Não Conformidades resultantes dos PGQ 7 – PGQ 8 – PGQ 9. Apenas o Administrador Delegado consegue visualizar o conteúdo da pasta.
▪ Reciclagem – Pasta criada para remover todos os documentos do workflow nos vários processos de forma a manter o circuito “limpo”. Apenas tem acesso à pasta o Administrador do sistema.
As próximas figuras mostram as diferentes vistas no acesso ao PGQ 3 feito por dois utilizadores diferentes.
O PGQ 3 apresenta todas as suas actividades ao Administrador do Sistema.
Quando o acesso é feito pelo Apoio Administrativo, apenas consegue visualizar 3 pastas do referido PGQ, que corresponde ao momento em que este interfere no processo.
