Workflow Avançado

No ponto anterior, foi descrito o funcionamento do workflow simples dentro de uma regra. No entanto, existem situações onde a circulação de documentos não respeita um fluxograma padrão, pois vários factores podem alterar o circuito do documento ao longo do processo. Um caso concreto é o envio de Informações Internas entre os vários colaboradores. Nestas situações o receptor da Informação Interna pode verificar que existe a necessidade de pedir um parecer adicionar a outro colaborador, o que impossibilita a parametrização de um fluxograma onde por norma os documentos percorrem sempre as mesmas actividades e pelos mesmos intervenientes.

No Procedimento de Gestão da Qualidade 3 – Análise de Consultas, Propostas e Contratos, não é necessário aplicar o Workflow Avançado. No entanto, no Procedimento de Gestão da Qualidade 5 – Aquisições de Bens e Serviços (Aquisições de valor superior a 1000€ e inferior a 5000), existe a necessidade de utilizar o Workflow Avançado na actividade “Emissão de Requisição” para que o Apoio Administrativo comunique apenas com o colaborador interveniente no processo e não com todos os colaboradores da empresa.

Nestas situações, e sempre que um colaborador pretenda enviar um documento de forma isolada a outro colaborador, deve ser utilizado o Workflow Avançado.

No assistente de Workflow Avançado é possível adicionar mais alguma informação ao próprio envio do documento, assim como definir o nome do colaborador receptor da informação.

O colaborador receptor ao aceder à sua conta do Alfresco, verifica que tem nas suas tarefas pendentes uma nova solicitação. Após analisar a situação, este pode terminar a tarefa ou responder ao colaborador ou ainda pedir um novo parecer a diferentes colaboradores.

A vista seguinte mostra a imagem apresentada ao colaborador quando acede à sua conta no Alfresco.