Conclusão
Cada organização deve caminhar no sentido da sua modernização e no incremento dos seus níveis de eficácia e eficiência.
A prática de gestão de documentos está a ganhar destaque pelas vantagens que traz para as empresas. Os sistemas tradicionais costumam ser caros e de uso complexo, o que dificulta a sua implementação e difusão entre todos os funcionários da empresa. O Alfresco é uma ferramenta muito amigável do utilizador. Os mecanismos / funcionalidades do Alfresco permitem reduzir o impacto da mudança que estes tipos de projectos geram. Actualmente, os utilizadores esperam soluções simples e fáceis de configurar, enquanto as empresas pretendem uma solução que permita um controlo consistente, que comporte a escalabilidade e robustez de um sistema de gestão de conteúdos. O Alfresco oferece o mais avançado sistema de gestão de documentos open source para, de uma forma simples armazenar, pesquisar e criar documentos, tendo acesso a uma completa gama de serviços para gestão de documentos e do seu ciclo de vida, num repositório integrado e robusto. A flexibilidade do sistema, as características tecnológicas e funcionais, associadas ao baixo custo de implementação, fazem do Alfresco uma escolha de baixo risco, deixando adivinhar que será cada vez mais uma alternativa chave às soluções de software proprietário.
Foi neste sentido que o laboratório da Lógica E.M. possibilitou a realização de um estágio para dar início ao processo de implementação de um Sistema de Gestão Documental.
As maiores dificuldades nos primeiros meses de estágio foi o enquadramento e percepção de toda a legislação e documentação de suporte ao funcionamento do Laboratório da Lógica, devido à sua complexidade e extensidade, pois para um projecto de Gestão Documental de sucesso é de extrema importância que se desenvolva uma análise funcional profunda que permita identificar toda a estrutura organizacional. Essa foi sem dúvida a maior dificuldade na realização do estágio, o que me levou a concluir que o tempo estimado de seis meses para a sua realização é muito reduzido no contexto de apenas um aluno. O levantamento de todos os processos de raiz e análise de todos os requisitos, esgotaram só por si os meses iniciais de estágio.
Além disso, foi também o primeiro contacto com a ferramenta Alfresco, assim como software de Gestão Documental, o que requereu algum tempo de estudo/análise para melhor perceber todas as suas funcionalidades e potencialidades de um novo sistema, encontrando também dificuldades na obtenção de documentação de apoio à ferramenta.
Como ocorre com qualquer produto de software, o processo de construção de workflow não é livre de erros. Desta forma, será espectável que nos primeiros tempos de implementação exista a necessidade de proceder a ajustes/alterações nos processos de Wokflow já desenvolvidos, tal qual se verificou durante o período de execução do estágio, sempre que existiu a necessidade de rever/implementar cada um dos procedimentos. Por exemplo, o PGQ 8 -Tratamento de Reclamações, ainda nunca foi utilizado (felizmente para o Laboratório da Lógica E.M.), o que leva a querer que se um dia existir essa necessidade, provavelmente algumas regras ou actividades do próprio PGQ 8 terão de ser alteradas, pois a sua implementação foi com base na descrição do documento PGQ 8 e não na experiência de tratamento dos seus colaboradores.
É também de realçar que o trabalho apresentado não traduz a totalidade dos proveitos e potencialidades que se pode retirar da ferramenta Alfresco. Certamente que nem todas as suas funcionalidades se enquadram nas necessidades da Lógica E.M., existindo no entanto aspectos que no futuro serão analisados e explorados com a utilização da ferramenta.
Não obstante todas as condicionantes referidas, considero muito positivo o trabalho desenvolvido, não só a nível pessoal e profissional, como também em relação aos benefícios proporcionados à própria empresa. Gostaria também de acrescentar que após a conclusão do estágio, tive a oportunidade de continuar a trabalhar na Lógica E.M., o que vai permitir continuar a desenvolver e colaborar neste aliciante projecto. Este facto, demonstra não só a satisfação por parte da empresa pelo trabalho desenvolvido ao longo do estágio, como pelo interesse e emprenho no desenvolvimento de sistemas que vão ao encontro da modernização e sustentabilidade.
Compreende-se que as acções e metas já cumpridas não passam de etapas de um processo institucional muito maior, à luz da evolução tecnológica, da necessidade cada vez mais urgente de modernizar suportes, preservar e disponibilizar a informação optimizando cada vez mais a rapidez e precisão para atender aos apelos da modernidade.